سربرگ چیست و چه اهمیتی در یک سازمان دارد؟

سربرگ یکی از اجزای ست ادارییست که با پیشرفت علم گرافیک کاربرد روز افزونی پیدا کرده است. سربرگها کاغذهایی هستندکه معمول در ادارات و سازمان ها با سایز A5 و A4 چاپ می‌شوند. البته در مواردی در سایز‌های کوچک تر نیز دیده می‌شوند. سربرگ‌ها برای نوشتن نامه و یادداشت‌های اداری و رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرند و در واقع از اصلی‌ترین عناصر نوشت افزار اداری هستند.

اگر برای مکاتبات اداری از کاغذ معمولی بدون سربرگ استفاده شود طرف گیرنده آن مکاتبات، حس بی اعتمادی و بی ارزشی از سمت شما دریافت می‌کند پس وجود سربرگ برای مکاتبات الزامی است. وجود لوگو و اسم برند شرکت یا سازمان به سربرگ‌ها اعتبار می‌بخشد به همین دلیل طراحی و چاپ سربرگ جایگاه خاصی دارد و باید به بهترین نحو طراحی و چاپ شوند. از سربرگ ها علاوه بر نامه برای یادداشتهای اداری و فاکتور ها وو قرارداد های اداری نیز استفاده می‌شودچون همان گونه که گفته شد سربرگ به نوعی هویت و شناسنامه شرکت است

طراحی سربرگ

اولین مورد در طراحی سربرگ این است که باید در ابعاد و اندازه استاندارد و  متناسب با نیاز مشتری باشد و تمام نوشته@ها،لوگو و نکات مهم در آن دیده شود.

 آماده سازی فایل طرح

در این مرحله فایل باید دقیق بررسی شود. این کار را طراح انجام می‌دهد و از ضروری‌ترین مراحل چاپ طراحی است و بعد از چک شدن فایل، تنظیم چاپ اعمال می‌شود. باید اطمینان حاصل کرد که تمامی موارد مثل تصویرها، متن‌ها و فونت‌، با کیفیت خوب و به‌ درستی در فایل آورده شد ‌است.

چاپ سربرگ

در این مرحله از، فرآیند باید به کیفیت چاپ و جنس کاغذ  مورد استفاده توجه زیادی داشت .مواد استفاده شده در چاپ، در نهایت کیفیت سربرگ را مشخص می‌کند.

انواع مختلف سربرگ

سربرگ شرکتی: در سربرگ های شرکتی معمولا نام شرکت، لوگو، آدرس و شماره تلفن‌های تماس با شرکت را به کار می‌برند. از این نوع سربرگ برای مکاتبات تجاری و مکاتبات شرکتی استفاده می‌کنند.

سربرگ اختصاصی: این نوع سربرگ مختص و مربوط یک فرد و یا یک شرکت خصوصی است.

سربرگ تحریر: از سربرگ تحریر برای مذاکره و نامه و مدارک رسمی استفاده می‌شود. سربرگ تحریر روی کاغذهای با کیفیت چاپ می‌شود و در واقع این سربرگ‌ها نماینده شرکت و یا سازمان در ارتباط با همکاران و مشتریان است و به شرکت و یا سازمان اعتبار می‌دهد.

سربرگ رسمی: از سربرگ رسمی برای نام و نشانی مراکز دولتی، مؤسسه‌های عمومی، سفارت خانه‌ها، مدرسه و دانشگاه‌ها استفاده می‌شود. این سربرگ‌ها در زمان مکاتبات رسمی و ارسال به صورت رسمی کاربرد دارد.

سربرگ کتان: سربرگ کتان سربرگی است که برای چاپ از بافت کاغذ کتانی یا مشابه آن استفاده می‌شود. این سربرگ‌ها برای شرکت‌های مد و پوشاک و طراحی جواهرات و طراحی داخلی استفاده می‌شود. مثلا این شرکت‌ها برای نشان دادن ایده‌های خلاقانه خود ممکن است از این سربرگ‌ها استفاده کنند بافت کتان هزینه بیشتری نیاز دارد و ممکن است برای چاپ آن نیاز به دستگاه مخصوصی باشد.

سربرگ شخصی: سربرگ شخصی مختص به فرد و یا شغل مربوط به این فرد است که شامل شماره تلفن و ایمیل و هر اطلاعاتی که خود فرد تشخیص دهد است. برای مکاتبات شخصی مانند ارسال رزومه  از این سربرگ استفاده می‌شود.

سربرگ اداری: سربرگ اداری حاوی نام موسسه یا شرکت و اداره و یا واحد مربوطه، نشانی و شماره تلفن است. از این نوع سربرگ‌ها برای کارهای اداری و مکاتبات سازمانی استفاده می‌شود.

انواع جنس کاغذ در چاپ سربرگ

کاغذ بافت دار: این نوع کاغذ‌ها بافت مشخصی دارند و به سربرگ حس و حالت بافت دار می‌دهد و برای چاپ سربرگ های خاص و جذاب از این کاغذ استفاده می‌شود.

کاغذ اداری: یکی از رایج‌ترین و پرکاربردترین نوع کاغذ در چاپ سربرگ کاغذ اداری است که از الیاف چوب سخت و با بافت نرم ساخته شده است و برای سربرگ‌هایی که طراحی ساده و کلاسیک دارند، کاغذ اداری مناسب است.

کاغذ لمینه: این نوع کاغذ از پوشش پلاستیکی ساخته شده است که باعث مقاوم بودن کاغذ می‌شود و براقیت کاغذ را افزایش می‌دهد. برای چاپ سربرگ هایی با طراحی شیک و حرفه‌ای از این کاغذ استفاده می‌کنند.

کاغذ با رنگ: برای طراحی خلاقانه بعضی شرکت‌ها از این کاغذ برای چاپ سربرگ استفاده می‌کنند تا طرحی خاص و حرفه‌ای داشته‌باشند.

کاغذ بافت کتان: این نوع کاغذ حس بافت کتان و خاصی را می‌دهد و معمولا برای طرح‌های خاص و حرفه‌ای استفاده می‌شود و از بافت مشابه کتان ساخته شده است.

در طراحی لوگوی سربرگ به چه نکاتی باید دقت کرد؟

لوگو، نماد یا نشان تجاری شرکت یا سازمانی است که به منظور شناسایی و تبلیغاتی استفاده می‌شود.در طراحی لوگو باید به عواملی مانند رنگ، فونت، شکل و اندازه توجه کرد.

• رنگ‌هایی که در لوگو استفاده می‌شود، باید با فعالیت و اهداف سازمان همخوانی داشته باشد.
• فونت نباید خوانایی بالا و قابل شناسایی باشد.
• شکل و اندازه لوگو باید با محصولات یا خدمات سازمان همخوانی داشته باشد و باید به صورت ساده و قابل تشخیص باشد.

مزایای استفاده از سربرگ

1- سربرگ به عنوان یک برگه شناسایی در اولین برخورد عمل می‌کند و توانایی این را دارد که یک مشتری بالقوه را تبدیل به یک مشتری بالفعل کند.

2- شرکت تا حد زیادی اطلاعات مربوط به خود را در سربرگ جای می‌دهد و به نوعی مثل برگه شناسایی شرکت محسوب می‌شود و شکل لوگو، ادرس، تلفن و تاریخ نامه و … به نوعی معرفی کننده شرکت و شناساننده حیطه کاری آن هستند.

3- استفاده از سربرگ امنیت مکاتبات را افزایش می‌دهد چون هر شرکتی فقط مجاز است از سربرگ‌های خودش استفاده کند و به این صورت کسی اجازه کپی برداری از آن را ندارد.بسیار دیده شده است که نامه‌هایی که فاقد سربرگ اداری مخصوص هستند دچار سوء استفاده شده‌اند.

4- پخش شدن نامه‌های اداری و سازمانی می‌تواند بر تعداد مشتریان شرکت و سازمان اضافه کند زیرا سربرگ به نوعی مثل تبلیغات سیار عمل می‌کند از همین رو، طراحی زیبا، داشتن آدرس،لوگو و شماره تلفن در سربرگ اهمیت بسیاری دارد.

5- یکی از اصول اداری وجود احترام متقابل میان دو شرکت یا سازمان است که این مسئله با نوشتن نامه‌ها در سربرگ مخصوص شرکت ثابت خواهد شد.

6- هر چه طراحی سربرگ خاص‌تر باشد به نوعی خاص تر بودن شرکت و سازمان هم محسوب می‌شود پس شناساندن شرکت و سازمان به عنوان یک مورد خاص بسیار بستگی به طراحی سربرگ آن دارد.

7- سربرگ با داشتن شماره، پیوست و تاریخ به مکاتبات اداری نظم می‌دهد. با یک نگاه ساده به کاربرگ به راحتی می‌توان تشخیص داد که این نامه توسط کدام شرکت و در چه تاریخی نوشته شده و آیا همراه آن برگه یا بسته‌ای پیوست بوده یا خیر. به این صورت آرشیو نامه‌ها هم راحت تر انجام می‌شود و از آن جا که معمولا در نامه‌های اداری به برنامه‌های قبل ارجاع و اشاره می‌شود پیدا کردن آن‌ها بسیار راحت خواهد بود.

سخن پایانی

هر شرکت یا سازمانی دارای ست اداری است که بعضی از این موارد اختیاری و بعضی اجباری است. سربرگ جز مواردی است که حتما باید باشد، وجود سربرگ به یک شرکت و یا برند اعتبار بخشیده و موجب می‌شود که مشتری به راحتی اعتماد کند و در نتیجه افزایش درآمد و سود شرکت یا سازمان را به همراه دارد.